A pesar de ello, no faltan voces que anticipan su final en el corto/medio plazo. Como dice Fernando Muñoz en su artículo La muerte del correo electrónico: “su tiempo ha pasado y debemos evolucionar a herramientas más eficaces”.
Estoy de acuerdo con que se usa de manera abusiva en las empresas y que a menudo da lugar a malentendidos y errores de interpretación. Un uso tan desproporcionado que le ha hecho ganar la etiqueta de ladrón del tiempo. En este sentido, el McKinsey Global Institute estima que un trabajador medio dedica el 28% de su semana de trabajo a gestionar el correo electrónico (leer, redactar, borrar y clasificar emails).
Sin embargo, la culpa no es de la herramienta en sí. Lo que la hace eficaz o ineficaz es el uso (o abuso) que le damos. Depende de ti que el correo electrónico sea un aliado más para lograr tus metas y objetivos, o todo lo contrario, ser la fuente de conflictos y malentendidos que podrían haber sido fácilmente evitables. Y todo porque no se conocen (o si se conocen, no se aplican) las reglas básicas para que un mensaje escrito sea eficaz.
Por tanto, en este post hablaremos de cuáles son esos errores de bulto que por falta de tiempo, despiste o no saber, cometemos más a menudo.
Porque no sólo se pierde tiempo, también credibilidad.
Comenzaré contando una historia sobre tres picapedreros que trabajaban en la construcción de una catedral. Un día, un foráneo que pasaba por allí se quedó observando cómo cincelaban la piedra. Después de un rato, el visitante se acercó y preguntó uno a uno qué era lo que estaba haciendo.
El primero respondió: “Mi tarea es preparar con gran precisión cada piedra para que encaje perfectamente en su único lugar”.
El segundo dijo: “Estoy participando en la construcción de una hermosa catedral que se mantendrá durante siglos”.
Y el tercero declaró: “Estoy celebrando la gloria de Dios”.
¿Con qué respuesta el visitante se sintió más complacido?
En mi opinión, aquella que mejor aplacó su ansia de saber y que mejor respondió a su pregunta. La respuesta del primer tallista. Y por una razón; porque empleó algunas de las 7c´s de la comunicación empresarial efectiva. Una lista de 7 cualidades que todo mensaje (verbal o escrito) debe tener para ser eficaz. Porque ya no basta con decir algo y esperar que se haya entendido exactamente como se pretendía. Hace falta más, mucho más. En concreto, 7C´s que veremos a continuación.
Tu comunicación debe ser…
1. CLARA, para que se entienda.
“He recibido este email… ¿tú qué crees que quiere decir?”
Terminemos con esos emails cuya lectura suscita dudas y suposiciones sobre lo que quisiste o no quisiste decir. Que nadie tenga que “leer entre líneas” ni pedir ayuda al compañero de turno para interpretar el mensaje.
La claridad requiere utilizar las palabras precisas. Palabras con las que la audiencia esté familiarizada, en un lenguaje sencillo y con las ideas bien ordenadas. Una idea, una frase.
2. CONCISA, para ahorrar tiempo.
Ve al grano, sintetiza. Decide qué es relevante comunicar para después presentarlo de manera reducida. Y no te repitas, si ya lo has dicho no vuelvas a mencionarlo dos párrafos más abajo sólo por rellenar.
3. CONCRETA, para centrar la idea.
“Necesito más información. ¿Podrías darme más detalles?”
Cuando alguien solicita más explicaciones es que el mensaje inicial no estaba bien definido. En lugar de exponer el tema de manera genérica, presenta cifras o hechos concretos. Los detalles ayudan a despejar dudas y a “visualizar” lo que se está diciendo.
4. CORRECTA, para generar confianza.
Que sea correcta implica dos cosas. Una, un mensaje libre de erratas (buena ortografía, gramática y puntuación). Y dos, que lo que escribes sea cierto. Mucho mejor cuando la argumentación la acompañas de datos para demostrar la veracidad de lo que dices.
5. COHERENTE, para que tenga sentido.
La coherencia implica que el texto fluya, que una idea lleve a la otra con un orden lógico, como una cadena que enlaza cada punto para que el mensaje tenga sentido.
Un pequeño truco para cumplir con este requisito es tener en cuenta cómo es esa audiencia y ponerse en su lugar para adaptar la comunicación a ese público.
6. COMPLETA, para obtener la respuesta esperada.
Cuando el mensaje es completo, quien lo recibe está en condiciones de tomar mejores decisiones. Dar detalles, hechos y cifras hace que tu interlocutor sepa exactamente cómo quieres que actúe, evita los errores de interpretación y se convence mejor.
No es lo mismo decir: “Recordad que mañana necesitaré los datos” que expresarse de esta otra manera: “Recordad que mañana necesitaré las ventas acumuladas de este mes antes de las 13h.”
En realidad sólo se han añadido dos datos más, pero quién sabe si gracias a ello algún colaborador se ha ahorrado la molestia de revisar correos anteriores porque no recordaba la hora en que expiraba el plazo para enviar las ventas. Cuantas menos preguntas queden en la mente del receptor, mejor.
7. CORTÉS, porque ser amable abre puertas y consolida las relaciones.
Tener tacto, mostrar respeto, ser sincero y agradecido es fundamental para iniciar y reforzar las relaciones. Incluso en momentos difíciles, la cortesía nunca se debe perder. No traslades tu frustración y mal humor al papel, muchos conflictos se inician por la carga de negatividad de algunos correos electrónicos escritos en un “momento de calentón”.
Tomado de http://jcvalda.wordpress.com/
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