Siete consejos para acortar una reunión

Consejos para acortar las reuniones

Fuente: La Minute management – L’Express l’Entreprise – Por Marie-Madeleine Sève – 10/06/2014

Mortal, interminable, rutinaria… la reunión ahoga a sus empleados. Cómo evitar su propagación y acortar su longitud? Hay que salir de la rutina, contesta Alexander Beaussier, Consultor en la firma “OSE consulting”.

Nueve de cada diez ejecutivos (88%) se sienten inútiles en las reuniones y un tercio (32%) ya se durmió en la mesa de acuerdo con una reciente encuesta realizada por el IFOP (Instituto Francés de Opinión Pública) (1). Para luchar contra el aburrimiento y mejorar el rendimiento nada mejor que limitar el número y la duración de estas reuniones. E impulsar la creatividad de los participantes. Aquí hay siete maneras de llegar allí.

1. Eliminar las reuniones de reporte (reporting)

Atrévanse sacarle importancia a la reunión del lunes o a las juntas automáticas que marcan un proyecto. ¿Por qué son necesarias? Si se trata de informar, escuchar ex cathedra los informes de lo que se ha hecho, es inútil. A menos que estos sean los únicos momentos en los que el equipo puede verse, hay que contenerlos entonces a 15 o 20 minutos y proyectarlos hacia el futuro. Para todos los mensajes de hechos (anuncios, indicaciones, síntesis…), es mejor centrarse en las herramientas digitales, correo electrónico, intranet, redes sociales. Va a disminuir en un 80% el número de reuniones improductivas.

2. Asignar un nombre a la reunión

Cualquier reunión de utilidad debe tratar de resolver un problema. Es entonces fácil de encontrar un título que tenga sentido. Una vez que se indica en las agendas de papel o de tipo Outlook, este colgará los participantes que los consultarán. Porque como leer “El lunes a las 10 horas: reunión de servicio” no es emocionante, en cambio descubrir “reunión para tratar la falla de la máquina Y” o “reunión para dar satisfacción al cliente Z” es más inspirador. Algunos, de hecho, bautizan estos momentos como “talleres”, lo que indica que habrá un verdadero trabajo de reflexión. Usted ganará una gran cantidad de tiempo, debido a que las partes interesadas estarán presentes, a tiempo y preparadas para el tema del día.

3. Centrarse en mesas redondas

La disposición de espacio es crucial. No deben ser usadas las mesas en U, porque el que se asienta en la punta aprueba invariablemente el papel del presentador o profesor. En cuanto a la mesa rectangular, usa todo el espacio, y nadie puede moverse. Al contrario, la configuración de una mesa en forma de círculo o redonda estimula el intercambio, las interacciones, el intercambio de ideas y de los individuos. Por otro lado, lo ideal es ser un número impar de personas para evitar bloqueos en la toma de decisiones.

4. Autorizarse en acortar el timing

Ha establecido un plazo de dos horas para resolver el asunto? Dos escenarios son posibles. O la pregunta ha sido contestada de forma rápida, en cuyo caso se puede acortar la reunión una hora antes porque es inútil agregar algún tiempo adicional. O las discusiones se empantanan y usted tiene que interrumpir el debate cuanto antes mediante la programación de una cita más tarde. La gente se lo agradecerá.

5. La variación de las ubicaciones y el movimiento

En lugar de usar cada vez la sala del primer piso, considere la posibilidad de reubicar el equipo en lugares poco comunes: la terraza del edificio, el jardín al lado del estacionamiento, el bar de la esquina… Usted va a despertar a sus neuronas, lo que permite ir más rápido durante la reunión. Haga también sus comentarios en la posición parada. Otra posibilidad, organizar reuniones itinerantes en la empresa en función de los capítulos incluidos en el orden del día: en el sector de contabilidad para un problema de las facturas de los clientes, en los talleres para un defecto del producto, en marketing, en compras… Se necesita un poco de preparación, pero es eficaz.

6. Hablando a través del juego

Abandonen PowerPoint o el portafolio. La jerga de los negocios de hecho puede ser un obstáculo para la comprensión colectiva que ralentiza el ritmo general. Usted puede utilizar el dibujo, retratos chinos o incluso legos, así que cada uno puede aclarar sus ideas antes de intercambiar. Un lenguaje común se creará rápidamente entorno a la mesa. En un fabricante de cosméticos que trató de determinar los criterios de un buen vendedor para la formación continua y el reclutamiento futuro, un taller (workshop) creativo fue creado con los miembros de recursos humanos, gestión de ventas, marketing. Cada uno tomó unas piezas de lego para representar a sus criterios y luego fueron compartidos con el grupo. En dos horas surgió un perfil ideal. Sin este ejercicio, se necesitarían 10 reuniones durante 2 meses para conseguir el mismo resultado.

7. Darle bienvenido a lo inesperado

Yo llamo a esto “accidentes”. Los que contribuyen a una problemática para resolver pueden usar caminos complejos para encontrar una solución. Aunque estos escapes son fuera del tema, muchas veces conducen a mejoras inesperadas en un proceso, un método, una organización. Por lo tanto, están realizando dos reuniones en una, y eso es todo beneficioso!

 

Visto en: LinkedIn

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Acerca de Ing. Gustavo Vittek

Ingeniero Industrial (ITBA), eMBA (Universidad Siglo 21), CPIM (APICS, CIRM (APICS) El desarrollo de mi carrera se fue dando en empresas multinacionales y en PyMES, relacionadas con actividades de alimentación, retail, consultoría y textil. Mi primer experiencia laboral la tuve en Brahma Argentina, como analista de materiales y planificación de compras de materias primas e insumos. En dicha empresa llegué a coordinar el sector de logística industrial, responsable de la planificación de producción y compras, distribución de producto terminado y atención a distribuidores. Dejo Brahma para ingresar en PricewaterhouseCoopers en la práctica de Consultoría de operaciones. Mi carrera continúa en Dia Argentina, al frente del Centro de Distribución en Vicente López, Buenos Aires por un período de casi 2 años. Llegamos a mi actual ocupación como Gerente de planta de Rontaltex S.A. En este punto de mi carrera aparece la necesidad de compartir los conocimientos y vivencias adquiridos en estos primeros años de experiencia laboral, sumados a las horas de capacitación en diferentes temas. En el año 2014 tomo contacto con Diseño Humano, una herramienta que permite conocer nuestro ser original, sin los condicionamientos de nuestra educación formal e informal. De una manera gráfica, simple y práctica, Diseño Humano nos permite conocer nuestra esencia, nuestros dones y áreas de aprendizaje, a la vez que nos muestra la forma correcta de llevar adelante nuestra vida, tomando decisiones desde el lugar correcto de nuestro diseño. Tenemos en nuestras manos el manual de instrucciones para llevar adelante nuestra vida de la forma más fluida y alineada con nuestra esencia. En abril de 2018 recibo la certificación de Analista de Diseño Humano Consciente, con especialización en relaciones. Estoy habilitado para hacer lecturas estratégicas, lecturas integradoras y de propósito de vida. Las lecturas de relaciones orientan a todo tipo de parejas en cuanto a las áreas de apoyo de potencial conflicto en la relación. Haciendo consciente el conflicto, tomando las áreas de apoyo y comodidad de la pareja muestro el potencial crecimiento de la relación.
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